لوگوی گل اِرن

بلاگ گل ارن

برونسپاری منابع انسانی در سازمان + راهنمای قدم به قدم و اجرایی گلرن 

از مهم ترین دلایل برونسپاری منابع انسانی، کمبود منابع لازم و ضروری می باشد. یعنی کمبود کارکنانی که دانش کافی برای انجام کار مورد نظر داشته باشند، کمبود مواد خام و کمبود نیروی کاری که برای اجرای آن کار، تجربه لازم و کافی را داشته باشد.
برونسپاری منابع انسانی گلرن

بیایید بحث را با یک تعریف ساده از برونسپاری منابع انسانی شروع کنیم:  برون‌سپاری (Outsourcing) به واگذاری انجام تمام یا بخشی از فعالیت های یک پروژه یا کسب و کار به یک تأمین کننده خارجی(یک کسب و کار دیگر) گفته می‌شود. هنگامی که یک سازمان برخی از فعالیت‌ها یا فرایندهای مرتبط با نیروی انسانی کسب و کار خود را به شخص یا شرکت دیگر واگذار کند، در واقع برون‌سپاری خدمت یا برونسپاری منابع انسانی انجام داده است.

برونسپاری منابع انسانی ممکن است برای کمک به تامین نیازهای بخش منابع انسانی سازمان شما گزینه ای مناسب باشد. به ویژه زمانی که که کارشناس یا مدیر منابع انسانی سازمان شما مجبور است به تنهایی از عهده حجم زیادی از کارها بر بیاید. که این موضوع باعث صرف وقت و انرژی زیاد از این افراد شده و آنها را مستهلک می کند. در حالی که ممکن است چنین فعالیت هایی ارزش استراتژیک را برای شرکت نداشته باشند یا بشود شخص یا شرکت دیگری را پیدا کرد که این قبیل کارها را با هزینه و در زمان کمتری انجام دهد.

به عنوان مثال، جذب، پرورش و توسعه استعدادها با آنکه برای شرکت حیاتی است، اما می توان شرکت هایی را پیدا کرد که تجربه زیادی در این موضوع دارند و این کار را بهتر از شما انجام می دهند. حتی کارهایی مثل ارزیابی عملکرد، جذب و استخدام و… که فرایند محور هستند نیز می تواند به طور موثر برونسپاری شوند و در نتیجه این کار باعث می شود واحد منابع انسانی تان کوچکتر شده و برای نیازهای مهم سازمان تان در دسترس باشند.

 

۱- چرا برون سپاری منابع انسانی برای برخی از سازمان ها حیاتی است؟

ساختن یک تیم منابع انسانی حرفه‌ای در یک سازمان بسیار گران است، حقوق متوسط یک کارمند تمام وقت منابع انسانی در یک سازمان آمریکایی از ۹۰ هزار تا ۱۴۱ هزار دلار در سال برای هر شرکت آب می خورد(منبع). در ایران نیز حقوق و مزایای یک کارشناس منابع انسانی با تجربه حداقل ۱۵ میلیون تومان در ماه (معادل ۱۸۰ میلیون تومان در سال) برآورد کرد. ضمن این که به طور معمول مجموع هزینه‌های جانبی که صرف نگهداشت و توسعه یک فرد می‌شود نیز تقیبا معادل حقوق دریافتی اش است. از سوی دیگر یافتن تیم توانمند، با تجربه عملیاتی، که قادر باشد فرآیندهای مدیریت منابع انسانی را به نحو مطلوبی در سازمان طراحی و پیاده سازی نماید و برای یک سازمان به صورت تمام وقت کار کند، خود یک چالش بزرگ است.

وجود این چالش‌ها، شرکت‌های کوچک، متوسط و استارت آپ‌ها را به سمت خدمات برون سپاری منابع انسانی سوق داده است. امروزه در دنیا به جهت هزینه‌بر بودن فرایندهای منابع انسانی و تشکیل کادر لازم برای اجرای این فرایندها، بسیاری از سازمان‌ها به ویژه سازمان‌های کوچک و متوسط، بخش عمده‌ای از این فرایندها را به شکل برون سپاری و توسط شرکت‌های مشاور تخصصی انجام می‌دهند.

از مهم ترین دلایل برونسپاری منابع انسانی، کمبود منابع لازم و ضروری می باشد. یعنی کمبود کارکنانی که دانش کافی برای انجام کار مورد نظر داشته باشند، کمبود مواد خام و کمبود نیروی کاری که برای اجرای آن کار، تجربه لازم و کافی را داشته باشد.

برون سپاری منابع انسانی که البته به شکل صحیح و نظارت و برنامه قبلی انجام شود،‌ باعث می شود تا مدیران بتوانند روی کارهای دیگر بیشتر تمرکز کنند. در واقع به جای اینکه منابع زیادی را صرف کارهایی نمایند که افراد یا سازمان های دیگر می توانند آنها را بهتر و با کیفیت بیشتری انجام دهند، تمرکز را روی کارهای اصلی سازمان قرار می دهند.

بعضی از پروژه ها، در زمان شروع، سرمایه و زمان زیادی طلب می نمایند. این هزینه و زمان را می توان با عقد قرارداد با یک سازمان دیگر کاهش دهند. مثلا یک شرکت به جای اینکه خودش برای ساخت یک مرکز تماس اقدام کند، می تواند کار پاسخگویی به نیازهای بخش خدمات مشتریان را در قالب برونسپاری مرکز تماس خود به یک سازمان دیگر از دوش خودش بردارد.

از دلایل دیگر برونسپاری منابع انسانی می توان به کاهش هزینه های سرمایه گذاری، فرصت تمرکز روی اصلی ترین فعالیت های سازمان، کاهش حجم فعالیت های کارمندان شرکت در شرایط خاص، به روز شدن سازمان با استفاده از دانش دیگران، صرفه جویی در وقت، کیفیت بالاتر و رسیدن به انعطاف پذیری بیشتر اشاره کرد. شکل زیر که از سایت میکرو سورسینگ اقتباس شده است، دلایل شرکت ها برای انجام برونسپاری با به صورت آماری به تصویر می کشد.

 

۲- چه کارهایی را می توان برون سپاری کرد؟

دغدغه‌ها و چالش‌های منابع انسانی، همیشه بخش قابل‌توجهی از زمان و منابع هر سازمان و به ویژه مدیران ارشد آن را به خود اختصاص می‌دهد. این دغدغه‌ها ها را میتوان با برونسپاری این کارها تا حدی بر طرف کرد. تعدادی از کارهایی که می توان آنها را برونسپاری کرد عبارتند از:

  • جستجو و یافتن نیروی متناسب با سازمان و شغل مورد نظر(جذب و استخدام)
  • مشخص کردن شرح شغل ها، وظایف کلیدی، مسوولیت‌ها و اختیارات کارکنان(تحلیل شغل)
  • تعیین سازوکاری برای جبران خدمات کارکنان به شکل اصولی و عادلانه(طبقه بندی مشاغل)
  • حصول اطمینان از عملکرد بهینه کارکنان در واحدهای مختلف(ارزیابی عملکرد)
  • فراهم‌سازی بستر مناسبی برای رشد و پیشرفت و ارتقای کارکنان(منتورینگ و توسعه شغلی و فردی)
  • حصول اطمینان از رعایت مسائل قانونی در قرارداد کارکنان، تعیین حقوق و دستمزد، شرایط کاری و …

شکل زیر که از مقاله جودیت برکسازی نقل شده است، به صورت خلاصه حوزه هایی که شرکت ها تمایل بیشتری به برونسپاری منابع انسانی را بیشتر در خود نشان می دهند را به تصویر می کشد:

 

۳- مزایای برونسپاری منابع انسانی در چه چیزهایی خلاصه می شود؟

در سال‌های گذشته، بسیاری از شرکت‌های کوچک، بزرگ و متوسط به خاطر بحران نیروی کار متخصص که در ایران دامنگیر همه کسب و کارها شده است، به برون‌سپاری منابع انسانی خود روی آورده اند. 

برون‌سپاری منابع انسانی می‌تواند مزایای بسیاری برای سازمان‌ها داشته باشد، که از جمله مهمترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاهش دغدغه‌های منابع انسانی سازمان: در تمامی شرکت‌های کوچک و متوسط، بخش بزرگی از زمان و انرژی مدیرعامل و مدیران ارشد به موضوعات منابع انسانی سپری می‌شود. با بهره‌گیری از یک تیم متخصص که مسئولیت موضوعات اساسی منابع انسانی را بر عهده می‌گیرند این دغدغه‌ها به میزان چشمگیری تعدیل می‌شوند.

کاهش هزینه‌های منابع انسانی: تشکیل واحد منابع انسانی و استخدام افرادی که در این زمینه تخصص لازم را داشته باشند هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم بسیار زیادی به شرکت تحمیل می‌کند که با راه‌حل برون‌سپاری، این هزینه‌ها تا حدود قابل‌توجهی کاهش می‌یابد.

افزایش چابکی و انعطاف‌پذیری سازمان: برون‌سپاری منابع انسانی، فرآیند تصمیم‌گیری در حوزه‌های منابع انسانی را تسهیل و تسریع کرده و سرعت عمل و چابکی سازمان افزایش خواهد یافت.

 

۴- انواع و روش های برونسپاری منابع انسانی

برای اینکه کمی تخصصی تر و عمیق تر با موضوع پر چالش برونسپاری در سازمان تان آشنا شوید بهتر است با روش های انجام هریک آشنا شوید که بدانید کدام یک برای سازمان شما مناسب تر که بتوانید بیشتر در مورد آن تحقیق کنید و از افراد با تجربه در این کار مشورت بگیرید.

۱-۴ برون سپاری پروژه ای

 این روش رایج ترین و معمول ترین شیوه ای است که ما هر روزه با آن درگیر هستیم. هر سازمان یا شرکت بر اساس نیازی که دارند، پروژه هایشان را برون سپاری می نمایند. فرقی ندارد این پروژه فیزیکی باشد یا اینکه در بستر وب اجرا شود. زمانی که بحث پروژه به میان می آید، معنای آن استخدام موقت نیروی کار می باشد.

۲-۴ برون سپاری حرفه ای

در این روش تقریبا تمام وظایف به فرد یا تیم خاصی محول می گردد که سازمان سفارش دهنده، هیچ کاری با روش اجرای آن پروژه ندارد. تیمی که پروژه به آنها برون سپاری شده موظف هستند نتیجه کار را در مدت زمانی که مشخص شده است، تحویل دهند و در ازای آن مبلغی را که سر آن توافق نموده اند، دریافت کند. این شیوه از برونسپاری منابع انسانی، هیچ حد و مرزی نمی شناسد. هم می تواند برای انجام کارهای فیزیکی مورد استفاده قرار گیرد، یا به عنوان یک فرایند بازاریابی استفاده شود.

۳-۴ برون سپاری خدمات نرم افزار

 به طور کلی برون سپاری در زمینه اینترنت و فناوری بین مردم بیشتر جا افتاده است. شرکت های بزرگ فناوری می توانند پروژه های بزرگ خود را برون سپاری نمایند و اداره بخش های مختلف را به شرکت ها یا افراد دیگری بسپارند. به این صورت شرکت ها می توانند، اشخاصی را استخدام نمایند تا از راه دور کارهای آنان را انجام دهند یا اینکه یک سری پروژه را تعریف نمایند، و در انتها کار انجام شده را تحویل بگیرند. این پروژه ها حد و مرزی ندارند و می توانند شامل طیف گسترده ای از وظایف شوند. فریلنسرینگ، در حوزه نرم افزار و برنامه نویسی نیز بیشتر رایج است.

۴-۴ برون سپاری ساخت یا تولید

 این شیوه به سازمان ها امکان می دهد تا یک شرکت را برای تولید کالای مورد نیازشان استخدام نمایند. به همین ترتیب یک کارخانه یا شرکت را استخدام می کنند تا کالای مورد نظر آنها را تولید کند. این استراتژی خیلی از شرکت های بزرگ است. برای مثال خیلی از کمپانی های معروف تولید گوشی هوشمند، شرکت هایی را در چین استخدام می نمایند، تا محصولات آنها را تولید کند. در واقع دلیل انجام این کار، صرفه جویی در هزینه های تولید و نیروی کار است.

۵-۴ برون سپاری بر اساس محل

 برونسپاری منابع انسانی می تواند در خود سازمانی که می خواهد پروژه ای را انجام دهد، اجرا گردد. در یک سری مواقع، تنها امور در داخل آن سازمان توسط یک تیم، فرد یا سازمان خارجی انجام شود. یک سری امور هستند که باید در خود محیط سازمان انجام شوند. همچنین مواردی وجود دارد که امور می تواند از راه دور یا در محل دیگری انجام شود.

۶-۴ برون سپاری بر اساس ماهیت کار

 کاری که برونسپاری می شود، هم می تواند به صورت پروژه ای باشد، هم رویکردی فرایند محور داشته باشد. بعضی از امور هستند که تعریف آنها، به صورت پروژه ای ساده می باشند. به این دلیل که نتیجه مشخصی دارند و انتظارات از قبل مشخص شده اند. اما مواردی وجود دارند که نیازمند خطا و آزمایش هستند و بهتر است که فرایند محور باشند.

 

۵-   پنج نشانه که از ضرورت برون‌سپاری منابع انسانی خبر می‌دهند

اگر شما هم به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار، خودتان عهده‌دار مدیریت امور منابع انسانی هستید یا این کار را به یکی دیگر از اعضای سازمان سپرده‌اید، باید بدانید که نشانه‌هایی وجود دارند که در صورت مشاهده آن‌ها، بهتر است به برون‌سپاری نیروی انسانی فکر کنید. بیایید این ۵ نشانه را بشناسیم.

۱-۵ زمان زیاد و ارزشمندی را صرف مدیریت مشکلات منابع انسانی می‌کنید

بر کسی پوشیده نیست که شما به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار، علاوه بر ارائه محصولات یا خدماتی که فلسفه وجودی شغلتان را شکل داده‌اند، باید مسئولیت‌های زیاد دیگری را نیز بر عهده بگیرید. اما مشکلات و مسائل مربوط به منابع انسانی می‌توانند بسیار پیچیده باشند و با گرفتن بخش زیادی از زمان و انرژی‌تان، مانع از آن شوند که روی درآمدزایی و موضوعات استراتژیک تجاری متمرکز شوید.

هر چقدر زمان بیشتری را برای اموری مثل یادگیری قوانین استخدام یا جستجوی یک نیروی تمام‌وقت که بتواند پاسخگوی نیازهای آن باشد، صرف کنید، فرصت کمتری را برای پرداختن به جنبه‌های مهم کسب‌وکار در اختیار خواهید داشت. از طریق برون‌سپاری خدمات منابع انسانی با صرف هزینه‌ای معقول، وظایف این حوزه‌ها را به فرد دیگری محول می‌کنید و در عوض با آزاد کردن زمانتان، با حداکثر تمرکز، سکان هدایت کسب‌وکار را در دست می‌گیرید.

۲-۵ نگران الزامات و مشکلات قانونی هستید

کسی که مسئولیت پرداختن به امور منابع انسانی را متقبل می‌شود باید ضمن درک فرایندهای استخدام و آشنایی با الزامات قانونی، در زمینه‌هایی مثل چانه‌زنی جمعی، جذب استعدادهای برتر و آموزش، مهارت زیادی داشته باشد؛ علاوه بر این‌ها، گاهی نظارت بر حقوق و دستمزد نیز به وظایف مدیران منابع انسانی اضافه می‌شود. مدیران منابع انسانی باید زمینه‌های مستعد ایجاد مسائل قانونی در استخدام یا مدیریت کارکنان را بشناسند. با برون‌سپاری خدمات منابع انسانی، این مسئولیت خطیر را به فردی مطمئن محول می‌کنید که در جنبه‌های عملی و قانونیِ منابع انسانی دانش و تجربه کافی دارد. به‌این‌ترتیب، نگرانی‌هایتان از بابت تخطی از قوانین و رویارویی با پرونده‌های حقوقی رفع می‌شود.

۳-۵نیاز به پس‌انداز دارید

ظاهر امر این است که شما بابت دریافت سرویس از یک شرکت خارجی، هزینه می‌کنید اما برون‌سپاری خدمات منابع انسانی می‌تواند از جهات زیادی، یک اقدام مقرون‌به‌صرفه باشد. وقتی این کار را انجام می‌دهید، تخصصی را کسب می‌کنید که دیگر مجبور به یادگیری آن نیستید. فرایندی که می‌تواند بسیار زمان‌بر و پرهزینه باشد. با برون‌سپاری منابع انسانی، از دریافت خدماتی بهره‌مند می‌شوید که اگر خودتان انجام آن‌ها را متقبل می‌شدید، کارایی و بهره‌وری عملکردتان دستخوش اُفت چشمگیری می‌شد.

همان‌طور که گفتیم، برون‌سپاری علاوه بر آزادسازی زمان و رفع نگرانی از بابت قرار گرفتن در معرض ریسک‌های قانونی، تأثیر مثبتی روی کسب‌وکارتان می‌گذارد و اگر بخواهیم هزینه برون‌سپاری خدمات منابع انسانی را با مزایای آن مقایسه کنیم، خواهیم دید که مزایای اقتصادی و غیراقتصادی انجام این کار، با قاطعیت بر هزینه‌ها می‌چربند.

۴-۵خطوط پاسخگویی در کسب‌وکارتان واضح نیست

اگر رتق‌وفتق امور انسانی را به مدیران و روسای بخش‌های مختلف بسپارید، شاید ظاهراً کار پیش برود اما ممکن است به‌طور هم‌زمان، خطوط پاسخگویی در مجموعه را مختل کنید. این بدان معناست که اگر مشکلی برای یکی از کارکنان پیش بیاید، نمی‌داند که باید آن را به چه کسی گزارش کند و مدیران نیز درباره پاسخ این سؤال که آیا اطلاعات درست و مرتبطی را دریافت می‌کنند، نامطمئن خواهند بود و در این میان احتمالاً انجام برخی وظایف مهم مربوط به منابع انسانی از نظر دور می‌مانَد. 

با برونسپاری منابع انسانی، مدیران می‌توانند با فراغت از مسئولیتی سنگین و غیرضروری و رهایی از نگرانی‌های برخاسته از آن، به مدیریت امور مربوط به بخش‌هایشان بپردازند و درعین‌حال، شما نیز از این بابت که به‌واسطه عدم مبادرت به یک اقدام پرریسک، هیچ مشکلی در انجام امور منابع انسانی پیش نمی‌آید، آسوده‌خاطر هستید.

۵-۵ نمی‌توانید در مقابل تغییرات، واکنش سریعی نشان دهید

لازمه دوام و قوام مشاغل در قرن بیست و یکم، قابلیت انعطاف و پاسخگویی سریع به تغییرات است. هنگامی که فرصتی ایجاد می‌شود، برای بهره‌برداری از آن فرصت باید بتوانید خیلی سریع، نیروی انسانی مورد نیازتان را جذب نموده و هم‌زمان با رعایت تعهداتتان به کارکنان، کسب‌وکارتان را با سرعت بیشتری در مسیر رشد هدایت کنید.

با برونسپاری منابع انسانی، کسب‌وکارتان به کانال‌هایی وصل می‌شود که از طریق آن‌ها می‌توانید با حداکثر سرعت، به طیف گسترده‌ای از نامزدهای شغلیِ واجد شرایط دسترسی داشته باشید. درگیری بیش‌ازحد شما با برخی جنبه‌های امور منابع انسانی، حواستان را از بعضی جنبه‌های دیگر پرت می‌کند و این گاهی می‌تواند به از دست رفتن فرصتی طلایی برای استخدام یک فرد شایسته منجر شود. گاهی از دست دادن یک و فقط یک فرصت استخدام، شانس جذب استعدادهای برتر را دودستی تقدیم رقبایتان می‌کند و همین می‌تواند باعث ایجاد یک مزیت رقابتی چشمگیر برای آن‌ها شود. 

۶- راهنمای برونسپاری منابع انسانی در سازمان

مرحله ۱: فعالیتهای کلیدی واحد منابع انسانی خود را شناسایی کنید

اول، برای منابع انسانی مهم است که این ایده را که همه چیز برای همه افراد باشد ، کنار بگذارید. نقش استراتژیک منابع انسانی در شرکت خود را تعریف کنید. به اصول اولیه برگردید و چند مسئولیت شغلی به سبک قدیمی را برای منابع انسانی بنویسید.

بر چگونگی مدیریت منابع انسانی مأموریت کلی شرکت تمرکز کنید. تصمیم بگیرید که چه وظایف منابع انسانی ویژه شرکت شماست و برای فرهنگ مهم است که قابل برونسپاری نیستند.

 مرحله ۲: بررسی کنید که چه خدماتی می توانند از طریق منابع خارجی تأمین شوند

هر نقشی که منابع انسانی در حال مدیریت است و خارج از نقطه شیرینی است که شما به عنوان ابتکارات اصلی منابع انسانی خود تعیین کرده اید ، باید برای برون سپاری در نظر گرفته شود. شرکت های برون سپاری خوبی وجود دارند که می توانند فعالیت هایی مانند جابجایی ، کارکنان موقت ، بررسی پیشینه و غربالگری دارو را به طور موثری کنترل کنند. در حالی که این فرآیندها برای عملکرد شرکت بسیار مهم هستند ، اما ماموریت استراتژیک سازمان را برنمی تابند.

حتی یک وظیفه حیاتی مانند انطباق نظارتی باید برای برونسپاری منابع انسانی در نظر گرفته شود. انطباق با منابع انسانی نیاز به توجه مداوم دارد تا از آخرین مقررات و تصمیمات قانونی مطلع شوید. اکثر بخش های منابع انسانی این نوع تخصص را در مورد کارکنان ندارند.

برون سپاری به یک متخصص می تواند بیمه اضافی را در قبال مجازات های مالی و تبلیغات بد ناشی از شکافهای پیروی از قبیل عدم طبقه بندی صحیح پیمانکاران مستقل ایجاد کند.

مرحله ۳: تیمی از متخصصان داخلی و خارجی ایجاد کنید

شرکتی که برای تکمیل استعدادهای کارکنان خود به متخصصان خارجی دعوت می کند ، در حال پرورش یک تیم قوی از متخصصان منابع انسانی است. در این دوره از مدیریت ناب ، اکثر بخش های منابع انسانی نمی توانند یک متخصص کارمند برای مدیریت هر مسئله منابع انسانی داشته باشند.

مرحله ۴: یک یا چندین شریک معتمد پیدا کنید

آیا نگران این هستید که اگر برخی از توابع منابع انسانی را به خارج از کشور برسانید ، کیفیت را به خطر بیاندازید؟ شما می توانید کنترل عملکردهای مهم منابع انسانی را حفظ کرده و به منابع انسانی کمک کنید تا به یک بازیگر کارآمد و موثر تبدیل شود ، اما باید شرکای معتبری پیدا کنید. مشقت را بنویس.

منافع ، هزینه های مرتبط و رویکردهای شرکت های مختلف را مقایسه کنید. برای اطمینان از معتبر بودن اعتبار شرکت برونسپاری منابع انسانی، پیشینه اش را بررسی کنید. مطمئن شوید که شرکت های دیگری که از خدمات این شرکت استفاده کرده اند، چگونه در باره اش صحبت می کنند. 

مرحله ۵ : راه حل های سریع را کاوش کنید

یکی از گزینه های برونسپاری منابع انسانی که برای برخی از شرکت ها مفید است، قرارداد با یک سازمان برای برونسپاری منابع انسانی اش به طور کامل است. که این کار را در ایران اکثرا سازمان های دولتی تحت قرارداد برونسپاری خدمت یا برونسپاری منابع انسانی از طریق وبسایت ستادیران انجام می دهند  که البته روش مناسبی برای شرکت های کوچک و خصوصی نیست.

این روش می تواند یک پکیج  کارآمد و مقرون به صرفه برای طیف وسیعی از خدمات منابع انسانی باشد.

مرحله ۶: برونسپاری منابع انسانی را شروع کنید

برای برخی از شرکتها ، ممکن است منطقی باشد که یک سازمان تمام یا برخی از وظایف و عملکردهای منابع انسانی شان را بر عهده  بگیرد. 

 

۷- جمع بندی و نتیجه گیری

در حال تکمیل…

فهرست مطالب

خبرنامه گل ارن

جدیدترین مطالب بلاگ

با مدیر برنامه های منتورینگ گُل اِرن صحبت کنید تا بفهمید: