چرا و چه زمانی منتورینگ برای سازمان مهم است؟
هر کجا فرد تازه کار و متخصص به اندازه کافی وجود داشته باشد، پتانسیل بالایی برای طراحی و اجرای یک برنامه منتورینگ یا سیستم منتورشیپ وجود دارد. در رابطه بین منتور و کارآموز (منتی) که به آن منتورینگ (که اگر تحت سیستم با ضوابط مشخصی باشد منتورشیپ) گفته می‌شود، یادگیری و توسعه فردی در سازمان دو شاخص اصلی محسوب میشوند. در طی برنامه منتورینگ، این فرصت برای منتی فراهم می‌شود تا با توجه به علاقه شغلی خود، مهارت‌های مورد نیاز را کسب کنند؛ منتی با راهنمایی‌های منتور از مهارت‌هایی که یاد گرفته در عمل استفاده میکند. از طرف دیگر، منتور در این مسیر نقاط قوت و ضعف منتی را بررسی کرده و با توجه به ویژگی‌های شخصیتی فرد، از او حمایت میکند تا بتواند از توانایی‌های خود به درستی استفاده کند.
در ادامه مقاله، شما را با ۳ نوع از انواع منتورینگ سازمانی آشنا خواهیم کرد. اما به شدت توصیه می کنیم پیش از انتخاب هریک از این مدل ها شرایط و اهداف سازمان خود را بسنجید و پس از یک دوره آزمایشی سیستم منتورشیپ مخصوص خودتان را در سازمان پیاده کنید.
۱. انواع منتورینگ سازمانی
۱.۱ منتورینگ فرد به فرد(اختصاصی)
در این روش، منتور و منتی از طریق یک سیستم منتورشیپ همکاری خود را شروع می‌کنند؛ یا طرفین خود به صورت مستقل فعالیت می‌کنند. به عبارتی دیگر، آنها در دوره ای شرکت می‌کنند که خود برای ساختار و چارچوب زمانی آن برنامه ریزی کرده اند یا از طریق یک سیستم مستقل که خدمات منتورشیپ را ارائه می‌دهد، به یکدیگر معرفی میشوند.
۱.۲ منتورینگ آنلاین
در این روش از منتورینگ، منتور و منتی (یا گروه منتی ها) در مکان های مختلف قرار دارند. به این نوع از منتورینگ، منتورینگ هایبرید نیز گفته می‌شود. که پیاده سازی آن نیازمند استفاده از ابزارها و تکنیک های خاصی است. به ویژه اگر ارتباطات از نوع آسنکرون باشند.
۱.۳ منتورینگ گروهی
در روند منتورینگ گروهی، منتور با تعدادی از منتی ها شروع به همکاری میکند. ساختار این بخش به این صورت است که منتور خود فعالیت های موجود، سرعت انجام فعالیت ها و روند پیشرفت دوره را هدایت میکند.
منتورشیپ میتواند برای بسیاری از افراد مانند منتی ها، منتورها، مدیران و سازمانی که این مدیران در آن مشغول به کار هستند مفید باشد.
برای منتی ها در دوره منتورشیپ شرایط کسب دانش عملی (مهارت) و افزایش بینش نسبت به کار فراهم می‌شود. منتورها نیز این فرصت را پیدا می‌کنند تا مجموعه‌ای از مهارت ها و دانش تخصصی خود را با آموزش و راهنمایی دیگران افزایش دهند. از طرف دیگر، دوره های منتورشیپ می‌توانند موجب رشد و پیشرفت سازمان ها شوند. آنها با به اجرا درآوردن دوره های منتورشیپ، مجموعه استعدادها، توانایی ها و دانش کارمندان خود را گسترش می‌دهند.
در حال حاضر ما در گلرن با ترکیبی از روش های فوق برنامه های منتورینگ خود را اجرایی می کنیم. در ادامه این قسمت از مقاله، مزایای منتورشیپ را برای منتی، منتور و سازمان ها بررسی میکنیم. برای اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید.
۲. مزایای منتورینگ یا منتورشیپ چیست؟
۲.۱ مزایای منتورینگ برای منتی
- برای انجام پروژه یا تسک از طرف فردی متخصص حمایت و راهنمایی می‌شود.
- ایجاد فرصت برای پیشرفت شغلی
- افزایش اعتماد به نفس
- آشنایی بیشتر با بازار کار رشته مورد نظر
- آشنایی و شبکه سازی با همکاران در محیط کار
- داشتن گوش شنوا برای ایده ها و نظرات
۲.۲ مزایای منتورینگ برای منتور
- داشتن احساس رضایت به خاطر کمک به دیگران و در نهایت پیشرفت آنها
- استفاده از توانایی ها و مهارت ها به عنوان راهنما در جهت رشد منتی
- استفاده از ایده های نو در جایگاه راهنما
۲.۳ مزایای منتورینگ برای سازمان ها
- به روند رشد و پیشرفت رهبران توانمند کمک میکند.
- نشان دهنده تعهد سازمان به پیشرفت کارمندان و یادگیری مستمر آنها
- ایجاد فرصت برای انتقال دانش و مهارت در سازمان
- ایجاد و پرورش محیط مشارکتی برای کارمندان
همانطور که میدانید فرآیندها و دوره هایی که ساختار و نظم مشخصی دارند، درصد موفقیت آنها بیشتر است. فرآیند منتورشیپ یا منتورینگ هم از این جریان مستثنی نیست.
تربیت نیروی انسانی با در نظر گرفتن استعداد، توانمندی، علاقه و ویژگی های شخصیتی نیروی کار(که از زوایای مختلف تعاریف متفاوتی دارد ) برای انطباق بیشتر با نیازها و فرهنگ کاری، راهکار بسیاری از سازمان های پیشرو در جهان است. چرا که ترسیم مسیر شغلی و استخدام افرادی که از آمادگی و تناسب کافی با شرایط سازمان هدف را دارا هستند، می تواند راهگشای بسیاری از چالشها و مشکلات آتی در حین روزهای آتی همکاری باشد.
از آنجایی که فرایند جذب و آماده سازی نیرو به روش کارآموزی یا همان تربیت نیرو برای هر سازمانی زمان بر و همراه با صرف منابع گرانبهاست، یک راه حل پیش رو همکاری با یک تیم متخصص جهت طراحی، برنامه ریزی و اجرای این بخش مهم با همکاری تیم منابع انسانی سازمان خود است.
۲ مدل پیشنهادی ما برای تربیت نیروی انسانی
مدل اول: تربیت اختصاصی نیرو در سازمان هدف
این روش متناسب ترین و دقیق ترین روش تامین نیرو برای یک شرکت است. کسانیکه به دنبال توسعه و رشد با نرخ خاصی در سازمان خود هستند، به شکل مداوم نیازمند نیروهایی با توانمندی ها، شرایط و ویژگی های منحصر به فردی هستند.
در حالت معمول پیدا کردن چنین افرادی نیازمند صبر زیاد، آموزش و اجرای دائمی فرایند جذب است. بنابراین استفاده از سیستم منتورشیپ و اجرای برنامه های منتورینگ هدفمند و اتخاذ رویکردی متفاوت به این موضوع، میتواند کشف و پرورش نیروی کار را دقیقا متناسب با انتظارات و نیازهای فعلی و آتی در کسب و کار شما به شکل هدفمند و برنامه ریزی شده تری سازماندهی کند.
مدل دوم: تربیت اختصاصی نیرو خارج از سازمان هدف
این روش را میتوان جایگزین مناسبی برای مدل اول تامین نیرو دانست. با این تفاوت که یک تیم متخصص پس از تحلیل و نیازسنجی از سازمان هدف، به فهم درستی از انتظارات موجود می رسد، و با استفاده از ظرفیت های خود اقدام به انجام فرایند منتورینگ (با نظارت و هماهنگی با سازمان هدف) خارج از سازمان میکند. در پایان نیز نیروهای آماده به کار را جهت مصاحبه و ارزیابی نهایی به سازمان هدف معرفی مینماید. و یک گزارش از عملکرد تک تک منتی ها به شرکت ارایه می کند.
در قسمت آخر این مقاله، مراحل منتورینگ هدفمند و موثر را معرفی کرده و درباره هر مرحله گفتگو میکنیم.
۳. مراحل ۴ گانه منتورینگ موفق
یک فرآیند منتورشیپ منظم و ساختارمند در ۴ حالت پیش از شروع، شروع فرآیند، میان دوره و پایان آن، مراحل زیر را تشکیل می‌دهد که عبارت اند از:
۳.۱ برنامه ریزی برای جزئیات دوره و پیدا کردن منتور
۳.۲ لازم است جلسه های اولیه برای ایجاد ارتباط بین منتور و منتی برگزار شود تا در نهایت توافقنامه‌ای بین آنها برقرار شود.
۳.۳ با برگزاری جلسات میان دوره، درباره اهداف و موفقیت‌های بیشتر صحبت شود.
۳.۴ در نهایت رسیدن به پایان دوره و ارزیابی پایانی
مدت زمان مورد نیاز برای هر کدام از این ۴ مرحله، با در نظر گرفتن اهداف دوره و شرایط منتور و منتی متفاوت خواهد بود. در طی جلسات میان دوره، می‌بایست میزان پیشرفت آن دوره تحلیل و بررسی شود.
۳.۱ برنامه ریزی برای دوره منتورشیپ و پیدا کردن منتور
برای دستیابی به بهترین نتیجه، باید علاوه بر مشخص کردن نیازها و اهداف منتور و منتی، اهداف و انتظارات از همکاری طرفین نیز در نظر گرفته شود.
ویژگی های منتور چیست؟
در این قسمت از مقاله ویژگی های منتور را از نظر عملکرد شغلی، مهارت های بین فردی و ظرفیت یادگیری بررسی میکنیم.
عملکرد شغلی
منتی در دوره منتورشیپ به کسی نیاز دارد تا بتواند او را برای رسیدن به اهداف مورد نظر راهنمایی کند. به عبارتی منتور رهبری تاثیرگذار است. در فرآیند منتورینگ، منتور نقش الگو را بازی میکند. پس دیدگاه و منش او باید به گونه‌ای باشد که به منتی بتواند او را الگو قرار دهد. یکی از توانایی های مهم منتور این است که بتواند به خوبی منتی را در مسیر درست راهنمایی کرده و به رشد او کمک کند. داشتن چشم انداز استراتژیک برای برنامه ریزی و تفکر برای برنامه های آینده از ویژگی‌های منتور آینده نگر است.
مهارت های بین فردی
این مهارت ها، بر روند ارتباط گرفتن بین منتور و منتی تاثیرگذار هستند. توانایی ایجاد ارتباط با افراد مختلف از مهارت مهم بین فردی است. ارتباطات موثر منتور با افراد از گروه های مختلف، نشان دهنده این است که میتواند ارتباط هدفمند با منتی ها داشته باشد. اگر منتور در سازمانی مشغول به کار باشد، مورد اعتماد بودن او در آن سازمان ویژگی مهمی به حساب می‌آید. انتقال آزادانه تجربه ها و نظرات با سایر افراد از دیگر مهارت های بین فردی است که منتور باید آن را دارا باشد. همچنین او باید شخصی باشد که بتوان به او اعتماد کرد و با او وقت گذراند.
ظرفیت یادگیری
یک منتور خوب باید از نقاط ضعف و قدرت خود آگاهی داشته باشد. او همیشه به دنبال رشد و یادگیری و پذیرای ایده ها و رویکردهای نو است.
در اینجا سعی کردیم ویژگی های یک منتور خوب که میتواند در فرآیند منتورشیپ تاثیرگذار باشد را بررسی کنیم. در ادامه 3 مرحله دیگر را ارزیابی خواهیم کرد. در گلرن منتورها قبل از ورود به فرآیند منتورینگ در چند مرحله ارزیابی میشوند. برای آشنایی بیشتر با شرایط منتور، صفحه می خواهم منتور شوم را مطالعه کنید.
۳.۲ هدف از برگزاری جلسه اولیه در فرآیند منتورینگ چیست؟
در جلسه یا جلسات اولیه، منتی و منتور درباره اهداف و انتظارات دوره منتورشیپ صحبت می‌کنند. در ابتدای جلسه، هر دو نفر زمانی را برای شناخت بیشتر طرف مقابل، ایجاد رابطه دوستانه و گفتگو درباره سوابق کاری یکدیگر اختصاص می‌دهند. با برگزاری این دیدار به صورت آنلاین یا در محلی به غیر از محیط دفتر، شرایط پیش برد جلسه در محیطی آرام و بدون تنش فراهم می‌شود. ارکان اصلی فرآیند منتورینگ در این جلسه مشخص می‌شود. به عبارت دیگر باید در این مرحله درباره اهداف منتور و منتی از دوره منتورشیپ، نقاط قوت و استعدادهای منتی، انتظارات دو طرف از یکدیگر، مدت زمان مورد نیاز برای این دوره، روند ارزیابی و بازخورد و تجهیزات مورد استفاده در جلسات صحبت شود. صحبت درباره زمان برگزاری جلسات آموزشی، منتورشیپی و هماهنگی قبل از شروع، باعث ایجاد نظم در حین دوره می‌شود. با ایجاد یک چارچوب میتوان به بهبود این فرآیند کمک کرد.
با مشخص شدن انتظارات دو طرف از یکدیگر، فرصتی برای بررسی عمیق انگیزه های اصلی یکدیگر برای ورود به دوره منتورشیپ فراهم می‌شود. صحبت درباره انگیزه های طرفین برای ورود به دوره، باعث ایجاد رابطهای خوب بین آنها می‌شود. همچنین با گفتگو درباره نقاط قوت و استعدادهای منتی، منتور متوجه می‌شود از چه راهی میتواند به او کمک و راهنمایی کند.
توافقنامه منتورشیپ
از مواردی که باید در جلسه اولیه به آن پرداخت، توافقنامه منتورینگ (منتورشیپ) است. در این قرارداد انتظارات، اهداف و سایر جزئیات این همکاری نوشته می‌شود. بعد از نوشتن و توافق بر اطلاعات مهم مانند تاریخ آغاز و پایان دوره، هزینه ها، اهداف دوره، اطلاعات جلسات بازبینی و منتورشیپی، دوره منتورشیپ شروع می‌شود.
۳.۳ برگزاری جلسات میان دوره و بررسی اهداف منتورینگ
با انتخاب اهداف رو به رشد، پیدا کردن راه دستیابی به آنها و ارزیابی این اهداف بیشترین بهره را میتوان از دوره برد. در جلسه دوم منتور و منتی با همکاری یکدیگر اهدافی را انتخاب می‌کنند. برای انجام این کار مهم است منتی نگرش و افکار خود را بررسی کند و اهدافی مشخص را برای منتور بازگو کند. این اهداف باید در جلسات مورد بررسی قرار بگیرند. دیگر مواردی که میتوان درباره آنها در جلسات صحبت کرد. صحبت درباره توانایی ها، برنامه ریزی ها، استراتژی های حل مسئله. استفاده از مهارت گوش دادن موثر در این بخش اهمیت زیادی دارد.
هدف جلسات این است که فعالیت های انجام شده بررسی و تحلیل شوند که معمولا شامل موارد زیر می‌شود:
بخش بررسی کارها و فعالیت ها: پیشرفت های صورت گرفته تحلیل میشوند؛ تسک‌های انجام گرفته برای رسیدن به اهداف موجود بررسی میشوند.
بخش چالش ها: درباره چالش هایی که در دوره ی منتورشیپ اتفاق می‌افتد صحبت شده و طرفین درباره احساسات خود گفتگو می‌کنند.
بخش یادگیری: همیشه در جلسات موضوعاتی برای یادگیری وجود دارد. منتی و منتور در این جلسات درباره سایر موضوعات جلسه صحبت کرده و در جهت اهداف خود پیگیری های لازم را انجام می دهند.
جمع بندی جلسه: درباره موضوعات و چالش هایی که در جلسه با آنها روبرو شده اند گفتگو کرده و به جمع بندی می‌رسند. در نهایت موضوع جلسه بعدی، تاریخ و محل برگزاری آن مشخص می‌شود.
۳.۴ ارزیابی پایانی دوره
در روزهای باقیمانده تا اتمام دوره منتورشیپ، باید ارزیابی های لازم انجام شود تا عملکرد طرفین مشخص شود.
جلسه ارزیابی پایانی فرصت خوبی برای مرور جزئیات همکاری منتی و منتور است. اینکه هر دو طرف با همکاری یکدیگر و در جریان دوره منتورینگ چه به دست آورده اند.
منتی و منتور درباره موضوعات مهمی که در طول دوره یاد گرفته اند صحبت می‌کنند. به عنوان مثال در طول دوره، فرصت یادگیری مباحثی برای منتی فراهم شده که برای یادگیری این مباحث در دوره منتورینگ برنامه‌ای معین نشده. از طرف دیگر منتور تجربیاتی که از کارکردن با منتی در طول دوره کسب کرده را به اشتراک می‌گذارد.
صحبت درباره موارد دلسرد کننده در طول دوره از دیگر موضوعات جلسه پایانی است. به عنوان مثال ناامیدی و کم شدن اشتیاق منتی برای یادگیری که موجب تاخیر در اتمام تسک ها می‌شود.
گفتگو درباره همه‌ی این موارد میتواند برای هر دو طرف بسیار کمک کننده باشد. منتور از تجربیات کسب کرده در برگزاری دوره‌های منتورشیپ بعدی استفاده میکند تا بتواند ارتباط بهتر و موثرتری با منتی برقرار کند. از طرفی دیگر، منتی با گرفتن راهنمایی از منتور می‌فهمد چطور از مهارت هایی که کسب کرده به درستی استفاده کند.
در این مقاله سعی کردیم مباحث مختلفی از جمله مراحل ۴ گانه منتورینگ موفق، انواع و مزایای آن را بررسی کنیم. افراد با توجه به علایق شغلی، ویژگی های شخصیتی و اهدافی که در زندگی دنبال می‌کنند می‌توانند از دوره های منتورینگ استفاده کنند. البته که ممکن است این دوره ها برای همه افراد مناسب نباشد. به همین دلیل باید با در نظر گرفتن شرایط، برای ورود به این دوره‌ها تصمیم گرفت.
منبع مورد استفاده:
