هر زمان فرد یا افرادی تازه کار بتوانند به متخصص در زمینه خاص به ویژه حوزه های شغلی دسترسی داشته باشند، پتانسیل بالایی برای طراحی و اجرای یک برنامه یا سیستم منتورشیپ وجود دارد. در رابطه بین فرد متخصص(منتور۱) و فرد تازه کار (منتی۲) یادگیری، انتقال تجربه و تخصص در کنار توسعه فردی ۴ هدف اصلی اجرای یک فرایند/سیستم منتورشیپ محسوب میشوند. در طی فرایند منتورشیپ، این فرصت برای منتی فراهم می‌شود تا با توجه به علاقه شغلی خود، مهارت‌های مورد نیاز را کسب کند؛ منتی با راهنمایی‌های منتور خود از مهارت‌هایی که یاد گرفته در عمل روی پروژه ها و تسک های مشخصی استفاده می‌کند. از طرف دیگر، منتور در این مسیر نقاط قوت و ضعف منتی را بررسی کرده و با توجه به ویژگی‌های شخصیتی اش، او را همراهی می کند تا بتواند از توانایی‌های خود به درستی استفاده کند.
در ادامه مقاله، شما را با ۳ نوع از انواع منتورشیپ آشنا خواهیم کرد. اما به شدت توصیه می کنیم پیش از انتخاب هریک از این مدل ها شرایط و اهداف خود و یا سازمانتان را بسنجید و پس از یک دوره آزمایشی، سیستم منتورشیپ مخصوص خودتان را طراحی و اجرایی کنید.
۱. انواع منتورشیپ
۱.۱ منتورشیپ فرد به فرد(اختصاصی)
در این روش، منتور و منتی از طریق یک فرایند منتورشیپ فرد به فرد و یا اختصاصی همکاری خود را شروع می‌کنند. به عبارتی دیگر، آنها در دوره ای شرکت می‌کنند که خود برای ساختار و چارچوب زمانی آن برنامه ریزی کرده اند یا از طریق یک تیمی که خدمات منتورشیپ را ارائه می‌دهد، به یکدیگر معرفی میشوند.
۱.۲ منتورشیپ آنلاین
در این روش، منتور و منتی (یا گروه منتی ها) در مکان های جغرافیایی مختلف قرار دارند و بدون اینکه به صورت فیزیکی با یکدیگری ارتباطی داشته باشند، فرایند منتورشیپ را طی می کنند پیاده سازی این روش نیازمند استفاده از ابزارها و تکنیک های خاصی است. به ویژه اگر ارتباطات از نوع آسنکرون(غیر همزمان) باشند.
۱.۳ منتورشیپ گروهی
در این حالت منتور با تعدادی از منتی ها شروع به همکاری می‌کند. ساختار این بخش به این صورت است که منتور خود فعالیت های موجود، سرعت انجام فعالیت ها و روند پیشرفت دوره را هدایت می‌کند.
منتورشیپ میتواند برای بسیاری از افراد مانند منتی ها، منتورها، مدیران و سازمانی که این مدیران در آن مشغول به کار هستند همیشه مفید و مورد نیاز باشد و فقط مناسب شخص یا اشخاص خاصی نیست.
در حال حاضر ما در گلرن با ترکیبی از روش های فوق برنامه های منتورینگ خود را با هدف استخدام در ایران و یا مهاجرت کاری، اجرایی می کنیم. مبرای اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید. در ادامه مقاله، مزایای منتورشیپ را برای منتی، منتور و سازمان ها نیز بررسی خواهیم کرد.
۲. مزایای منتورشیپ برای هریک از طرفین درگیر
۲.۱ مزایا برای منتی
- گرفتن راهنمایی جهت انجام پروژه یا تسک ها از طرف فرد یا افراد متخصص آن شغل
- ایجاد فرصت برای پیشرفت شغلی
- افزایش اعتماد به نفس
- آشنایی دقیق و نزدیک با با بازار کار شغل مورد نظرش
- شبکه سازی با همکاران و افراد مرتبط در محیط کار
۲.۲ مزایا برای منتور
- داشتن احساس رضایت به خاطر کمک به دیگران و در نهایت پیشرفت آنها
- استفاده از توانایی ها و مهارت ها به عنوان راهنما در جهت رشد منتی
- استفاده از ایده های نو در جایگاه راهنما
۲.۳ مزایا برای سازمان ها
- به روند رشد و پیشرفت رهبران توانمند کمک می‌کند.
- نشان دهنده تعهد سازمان به پیشرفت کارمندان و یادگیری مستمر آنها
- ایجاد فرصت برای انتقال دانش و مهارت در سازمان
- ایجاد و پرورش محیط مشارکتی برای کارمندان
همانطور که میدانید فرآیندها و دوره هایی که ساختار و نظم مشخصی دارند، درصد موفقیت آنها بیشتر است. فرآیند منتورشیپ هم از این جریان مستثنی نیست.
تربیت نیروی انسانی با در نظر گرفتن استعداد، توانمندی، علاقه و ویژگی های شخصیتی نیروی کار(که از زوایای مختلف تعاریف متفاوتی دارد ) برای انطباق بیشتر با نیازها و فرهنگ کاری، راهکار بسیاری از سازمان های پیشرو در جهان است. چرا که ترسیم مسیر شغلی و استخدام افرادی که از آمادگی و تناسب کافی با شرایط سازمان هدف را دارا هستند، می تواند راهگشای بسیاری از چالشها و مشکلات آتی در حین روزهای آتی همکاری باشد.
در قسمت سوم این مقاله، مراحل اجرای یک فرایند/سیستم منتورشیپ را معرفی کرده و درباره هر مرحله گفتگو می‌کنیم.
۳. مراحل ۴ گانه منتورشیپ موفق(طبق تجربه ۵ ساله گل ارن)
یک فرآیند منتورشیپ منظم و ساختارمند در ۴ مرحله: پیش از شروع، شروع فرآیند، میان دوره و پایان آن، عملیاتی می شود. که عبارت اند از:
۱- برنامه ریزی برای جزئیات دوره و پیدا کردن منتور
۲-برگزاری جلسه های اولیه برای ایجاد ارتباط بین منتور و منتی
۳- صحبت در مورد اهداف و موفقیت ها در جلسات حین منتورشیپ
۴- در نهایت رسیدن به پایان دوره و ارزیابی پایانی
مدت زمان مورد نیاز برای هر کدام از این ۴ مرحله، با در نظر گرفتن اهداف دوره و شرایط منتور و منتی متفاوت خواهد بود. در طی جلسات میان دوره، می‌بایست میزان پیشرفت آن دوره تحلیل و بررسی شود. که در ادامه هریک از این مراحل را باهم بیشتر بررسی می کنیم.
۳.۱ برنامه ریزی برای دوره منتورشیپ و پیدا کردن منتور
برای دستیابی به بهترین نتیجه، باید علاوه بر مشخص کردن نیازها و اهداف منتور و منتی، اهداف و انتظارات از همکاری طرفین نیز در نظر گرفته شود.
ویژگی های منتور چیست؟
تجربه و الزامات تخصصی و شغلی
منتی در طی منتورشیپ به کسی نیاز دارد تا بتواند او را برای رسیدن به اهداف مورد نظر راهنمایی کند. به عبارتی منتور رهبری تاثیرگذار است. در فرآیند منتورینگ، منتور نقش الگو را بازی می‌کند. پس دیدگاه و منش او باید به گونه‌ای باشد که به منتی بتواند او را الگو قرار دهد. یکی از توانایی های مهم منتور این است که بتواند به خوبی منتی را در مسیر درست راهنمایی کرده و به رشد او کمک کند. داشتن چشم انداز استراتژیک برای برنامه ریزی و تفکر برای برنامه های آینده از ویژگی‌های منتور آینده نگر است.
مهارت های بین فردی
این مهارت ها، بر روند ارتباط گرفتن بین منتور و منتی تاثیرگذار هستند. توانایی ایجاد ارتباط با افراد مختلف از مهارت مهم بین فردی است. ارتباطات موثر منتور با افراد از گروه های مختلف، نشان دهنده این است که میتواند ارتباط هدفمند با منتی ها داشته باشد. اگر منتور در سازمانی مشغول به کار باشد، مورد اعتماد بودن او در آن سازمان ویژگی مهمی به حساب می‌آید. انتقال آزادانه تجربه ها و نظرات با سایر افراد از دیگر مهارت های بین فردی است که منتور باید آن را دارا باشد. همچنین او باید شخصی باشد که بتوان به او اعتماد کرد و با او وقت گذراند.
ظرفیت یادگیری
یک منتور خوب باید از نقاط ضعف و قدرت خود آگاهی داشته باشد. او همیشه به دنبال رشد و یادگیری و پذیرای ایده ها و رویکردهای نو است.
در اینجا سعی کردیم ویژگی های یک منتور خوب که میتواند در فرآیند منتورشیپ تاثیرگذار باشد را بررسی کنیم. در ادامه ۳ مرحله دیگر را ارزیابی خواهیم کرد. در گلرن منتورها قبل از ورود به فرآیند منتورشیپ در چند مرحله ارزیابی میشوند. برای آشنایی بیشتر با شرایط منتور، صفحه می خواهم منتور شوم را مطالعه کنید.
۳.۲ برگزاری جلسه های اولیه برای ایجاد ارتباط بین منتور و منتی
در جلسه یا جلسات اولیه، منتی و منتور درباره اهداف و انتظارات دوره منتورشیپ صحبت می‌کنند. در ابتدای جلسه، هر دو نفر زمانی را برای شناخت بیشتر طرف مقابل، ایجاد رابطه دوستانه و گفتگو درباره سوابق کاری یکدیگر اختصاص می‌دهند. با برگزاری این دیدار به صورت آنلاین یا در محلی به غیر از محیط دفتر، شرایط پیش برد جلسه در محیطی آرام و بدون تنش فراهم می‌شود. ارکان اصلی فرآیند منتورینگ در این جلسه مشخص می‌شود. به عبارت دیگر باید در این مرحله درباره اهداف منتور و منتی از دوره منتورشیپ، نقاط قوت و استعدادهای منتی، انتظارات دو طرف از یکدیگر، مدت زمان مورد نیاز برای این دوره، روند ارزیابی و بازخورد و تجهیزات مورد استفاده در جلسات صحبت شود. صحبت درباره زمان برگزاری جلسات آموزشی، منتورشیپی و هماهنگی قبل از شروع، باعث ایجاد نظم در حین دوره می‌شود. با ایجاد یک چارچوب میتوان به بهبود این فرآیند کمک کرد.
با مشخص شدن انتظارات دو طرف از یکدیگر، فرصتی برای بررسی عمیق انگیزه های اصلی یکدیگر برای ورود به دوره منتورشیپ فراهم می‌شود. صحبت درباره انگیزه های طرفین برای ورود به دوره، باعث ایجاد رابطهای خوب بین آنها می‌شود. همچنین با گفتگو درباره نقاط قوت و استعدادهای منتی، منتور متوجه می‌شود از چه راهی میتواند به او کمک و راهنمایی کند.
توافقنامه منتورشیپ
از مواردی که باید در جلسه اولیه به آن پرداخت، توافقنامه منتورینگ (منتورشیپ) است. در این قرارداد انتظارات، اهداف و سایر جزئیات این همکاری نوشته می‌شود. بعد از نوشتن و توافق بر اطلاعات مهم مانند تاریخ آغاز و پایان دوره، هزینه ها، اهداف دوره، اطلاعات جلسات بازبینی و منتورشیپی، دوره منتورشیپ شروع می‌شود.
۳.۳ صحبت در مورد اهداف و موفقیت ها در جلسات حین منتورشیپ
با انتخاب اهداف رو به رشد، پیدا کردن راه دستیابی به آنها و ارزیابی این اهداف بیشترین بهره را میتوان از دوره برد. در جلسه دوم منتور و منتی با همکاری یکدیگر اهدافی را انتخاب می‌کنند. برای انجام این کار مهم است منتی نگرش و افکار خود را بررسی کند و اهدافی مشخص را برای منتور بازگو کند. این اهداف باید در جلسات مورد بررسی قرار بگیرند. دیگر مواردی که میتوان درباره آنها در جلسات صحبت کرد. صحبت درباره توانایی ها، برنامه ریزی ها، استراتژی های حل مسئله. استفاده از مهارت گوش دادن موثر در این بخش اهمیت زیادی دارد.
هدف جلسات این است که فعالیت های انجام شده بررسی و تحلیل شوند که معمولا شامل موارد زیر می‌شود:
بخش بررسی کارها و فعالیت ها: پیشرفت های صورت گرفته تحلیل میشوند؛ تسک‌های انجام گرفته برای رسیدن به اهداف موجود بررسی میشوند.
بخش چالش ها: درباره چالش هایی که در دوره ی منتورشیپ اتفاق می‌افتد صحبت شده و طرفین درباره احساسات خود گفتگو می‌کنند.
بخش یادگیری: همیشه در جلسات موضوعاتی برای یادگیری وجود دارد. منتی و منتور در این جلسات درباره سایر موضوعات جلسه صحبت کرده و در جهت اهداف خود پیگیری های لازم را انجام می دهند.
جمع بندی جلسه: درباره موضوعات و چالش هایی که در جلسه با آنها روبرو شده اند گفتگو کرده و به جمع بندی می‌رسند. در نهایت موضوع جلسه بعدی، تاریخ و محل برگزاری آن مشخص می‌شود.
۳.۴ ارزیابی پایانی دوره
در روزهای باقیمانده تا اتمام دوره منتورشیپ، باید ارزیابی های لازم انجام شود تا عملکرد طرفین مشخص شود.
جلسه ارزیابی پایانی فرصت خوبی برای مرور جزئیات همکاری منتی و منتور است. اینکه هر دو طرف با همکاری یکدیگر و در جریان منتورشیپ چه به دست آورده اند.
منتی و منتور درباره موضوعات مهمی که در طول دوره یاد گرفته اند صحبت می‌کنند. به عنوان مثال در طول دوره، فرصت یادگیری مباحثی برای منتی فراهم شده که برای یادگیری این مباحث در دوره منتورینگ برنامه‌ای معین نشده. از طرف دیگر منتور تجربیاتی که از کارکردن با منتی در طول دوره کسب کرده را به اشتراک می‌گذارد.
صحبت درباره موارد دلسرد کننده در طول دوره از دیگر موضوعات جلسه پایانی است. به عنوان مثال ناامیدی و کم شدن اشتیاق منتی برای یادگیری که موجب تاخیر در اتمام تسک ها می‌شود.
گفتگو درباره همه‌ی این موارد میتواند برای هر دو طرف بسیار کمک کننده باشد. منتور از تجربیات کسب کرده در برگزاری دوره‌های منتورشیپ بعدی استفاده می‌کند تا بتواند ارتباط بهتر و موثرتری با منتی برقرار کند. از طرفی دیگر، منتی با گرفتن راهنمایی از منتور می‌فهمد چطور از مهارت هایی که کسب کرده به درستی استفاده کند.
جمع بندی
در این مقاله سعی کردیم مباحث مختلفی را در مورد فرایند منتورشیپ بررسی کنید. منتور و منتی را تعریف کردیم. و در مورد مزایا و مراحل ۴ گانه منتورشیپ موفق، نیز صحبت کردیم. افراد با توجه به علایق شغلی، ویژگی های شخصیتی و اهدافی که در زندگی دنبال می‌کنند می‌توانند از دوره های منتورشیپ استفاده کنند. البته که ممکن است این دوره ها برای همه افراد مناسب نباشد. به همین دلیل باید با در نظر گرفتن شرایط، برای ورود به این دوره‌ها تصمیم گرفت و از راهنمایی و مشورت افراد با تجربه استفاده کرد.
منبع مورد استفاده:
UC Davis
پانوشت:
